La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de GRUPO MINIMAL, de sus clientes activos y potenciales, trabajadores y proveedores, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, protección e integridad de la información.

Esta Política se estructura siguiendo los mandatos del artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.

GRUPO MINIMAL tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismo y, por lo tanto, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social, respetando en todo caso las normas vigentes sobre la Protección de Datos Personales.

I. ALCANCE DE LA POLÍTICA

• Se ha estructurado considerando todos los procesos de MINIMAL CONSTRUCCIONES, según su objeto social, con el propósito de que sea conocida, implementada y cumplida por sus directivos, empleados, contratistas y terceros, que deban realizar algún tratamiento de los datos personales recolectados por ella.

• Incorpora y desarrolla estrategias y acciones para la divulgación de los derechos de los titulares, así como para la capacitación, implementación, monitoreo y evaluación del programa integral de gestión de datos personales de MINIMAL, que incluye procesos de atención a las solicitudes de los titulares.

• Se integra con los manuales de seguridad de la información de MINIMAL y se aplica sobre los datos personales suministrados por sus empleados, clientes actuales o potenciales y proveedores, siendo responsable de velar por su cumplimiento, el oficial de protección de datos que designe para tal fin.

• MINIMAL definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en su comité de presidencia, de acuerdo con los informes y planteamientos que presente el Oficial de Protección de Datos Personales. .

II. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MINIMAL incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:

• Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.

• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

III. DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento.

• Cliente activo: Persona natural que recibe los servicios de GRUPO MINIMAL.

• Cliente potencial: Persona natural interesada en recibir los servicios de GRUPO MINIMAL.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociar se a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos.

• Proveedor: Toda persona natural que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

IV. DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

MINIMAL restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho será ejercido entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a MINIMAL, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581, como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• Recibir información por parte de MINIMAL, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a las normas que establecen y regulan la protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, determinado que, en el Tratamiento, GRUPO MINIMAL ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VI. AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

MINIMAL solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto.

VII. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de MINIMAL, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

• Tratamiento de datos personales de Proveedores. MINIMAL solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. 

• Tratamiento de datos personales de la comunidad y clientes. La recolección de datos de personas que MINIMAL trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de MINIMAL, así . 

hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:

• Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

• Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley

Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días. Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo. Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

• Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).

VIII. CONTRATOS

En los contratos laborales, MINIMAL incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, transferir en momentos futuros, datos personales del titular, para efectos tales como las cotizaciones y pagos al sistema de seguridad social, parafiscales, etc. Es un deber de los empleados y colaboradores de MINIMAL conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

IX. SEGURIDAD DE LA INFORMACION

MINIMAL adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

• Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.

• Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.

• Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.

• Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.

• Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.

• Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.

• Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

X. FINALIZACION DEL TRATAMIENTO

Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de NMINIMAL o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.